HR-dokumentumok digitálisan - Gyorsabb beléptetés, kevesebb papírmunka
Ilyenek lehetnek a munkaszerződések, szerződésmódosítások, tanulmányi megállapodások, titoktartási nyilatkozatok, adatkezelési dokumentumok vagy egyéb munkaügyi iratok. Ezek kezelése papíralapon gyakran lassú, nehezen követhető és feleslegesen adminisztratív.
A probléma különösen akkor válik látványossá, ha a munkavállaló nem ugyanazon a telephelyen dolgozik, távmunkában van, vagy a beléptetési folyamatot gyorsan kell lezárni. Ilyenkor a nyomtatás, postázás, visszaküldés és archiválás nemcsak időt vesz el, hanem növeli a hibalehetőségeket is. Egy hiányzó aláírás vagy rossz verzióban visszaküldött dokumentum később komoly adminisztratív kellemetlenséget okozhat.
A FlintSign és a DÁP eAláírás összekapcsolása ebben hozhat egyszerűbb és átláthatóbb megoldást. A HR-munkatárs feltöltheti az aláírandó dokumentumot a FlintSign rendszerébe, megadhatja a címzett adatait, majd elindíthatja az aláírási folyamatot. A munkavállaló e-mail értesítést kap, beléphet a biztonságos dokumentumtárba, majd a DÁP alkalmazás segítségével aláírhatja az iratot.
Az aláírás során asztali böngésző használatakor QR-kód jelenhet meg, amelyet a felhasználó a telefonján lévő DÁP alkalmazással olvashat be. Mobiltelefonon a DÁP applikáció közvetlenül megnyílhat, az aláírás pedig biometrikus azonosítással vagy PIN-kóddal hagyható jóvá. A folyamat végén az aláírt dokumentum letölthető, visszatölthető a FlintSign rendszerébe, majd a vállalati oldalon archiválható.
A HR számára ez nemcsak kényelmi előny. A digitális folyamat csökkentheti a papírmunkát, gyorsíthatja a beléptetést, segítheti a távoli munkavállalók kezelését, és átláthatóbbá teheti, hogy egy-egy dokumentum éppen hol tart az aláírási folyamatban. Mindez különösen értékes lehet növekvő cégeknél, több telephelyen működő vállalatoknál vagy olyan szervezeteknél, ahol rendszeresen kell nagyobb mennyiségű munkaügyi dokumentumot kezelni.
A digitális HR-folyamatok célja nem az, hogy a papírt egyszerűen PDF-re cseréljük. A valódi előrelépés az, amikor az aláírás, a követés, az archiválás és a jogbiztonság egyetlen jól kezelhető rendszerben jelenik meg.
